Cómo Planificar y Organizar Nuestra Agenda
Reflexionaremos en esta publicación sobre uno de los potenciales riesgos en nuestros cuidados frente al estrés, quizá más característico en el estilo de vida casi suicida que hemos adquirido en las últimas décadas, que alcanza ya casi todos los rincones del mundo. Hablamos de las consecuencias de mantener una distribución de la agenda de tareas diarias imposible, un inapropiado número de eventos a los que acudir, un exceso de tareas que gestionar, o simplemente de una mal planificación de esa agenda.
No estoy descubriendo nada nuevo, este es un tópico que viene repitiéndose desde hace mucho tiempo por las personas profesionales que tenemos una dedicación relacionada con la Salud de las personas. En realidad, este pareciera ser un problema de un “dejarse llevar”, de malos hábitos, de no tomar las debidas precauciones ante las exigencias de las frenéticas dinámicas de los intercambios en las relaciones sociales de nuestro tiempo. Sin embargo, lo peor es que recientemente tener este tipo de agendas se premia con tener un mayor estatus. Si eres una persona tremendamente ocupada, que no tiene apenas tiempo libre, que lleva una vida donde no hay huecos o lagunas vacías, eres más importante.
En el origen y mantenimiento de estas agendas poco adaptativas, saludablemente hablando, suelen destacar las actividades que tienen que ver con nuestra dedicación laboral; aunque por su puesto esta no es la única fuente de la que emanan los problemas de agenda. Ese desajuste o desborde de agenda en este área vital se puede producir por varias razones: 1) porque tenemos puestos de trabajo que exigen horarios infernales; 2) por la duración de las jornadas laborales; 3) por turnos que varían excesivamente, o que se desarrollan en horarios irreconciliables con los horarios naturales; o bien 4) porque nos encontramos en la situación de atender diferentes puestos de trabajo. Es obvio, que las agendas saludables, que nos protegen y previenen la respuesta de estrés no suelen encajar con estas necesidades laborales; como también lo es que debemos tener en cuenta la preocupante situación actual del mercado laboral, y de la economía de las familias.
En otras ocasiones, las agendas laborales son solo la punta del iceberg. Al salir del trabajo nos esperan las obligaciones domésticas y familiares, los compromisos sociales, el ocio, las aficiones, o los huecos para hacer algo de ejercicio físico (actividad altamente recomendable, que no debe quedar fuera de cualquier agenda). Y esto no es todo, ahora se ha añadido otro componente más al difícil rompecabezas que hay que componer para alcanzar a llegar a todas las actividades que deseamos o necesitamos realizar diariamente, las redes sociales virtuales que habitan en nuestros dispositivos móviles. Desde la aparición de Internet en nuestras vidas, hemos ido añadiendo tiempo o, mejor dicho, hemos ido restando tiempo a otras actividades en nuestras agendas. Revisar nuestros correos, consultar información en Webs, intervenir en plataformas y redes sociales, jugar on-line, o incluso buscar pareja o amantes, son actividades que realizamos a diario. Para ser realistas, también hay que reconocer que estos dispositivos móviles alivian el tiempo que antes dedicábamos al día en hacer gestiones, y esto es positivo.
Una vez hecho un repaso a las dificultades que nos provocan las agendas infernales que abrazamos, vamos a hacer una propuesta de como liberarse o intentar disminuir su efecto poco saludable. Lo primero, debemos intentar responder a algunas preguntas, ¿son necesarias todas las actividades que realizamos o tenemos programadas?; ¿Cuáles son las más importantes?; ¿Cuáles no puedo dejar de atender?; ¿Cuáles puedo eliminar o posponer? Para saber discriminar las tareas insalvables de las que se pueden posponer, nos puede servir la distinción que se puede hacer entre, tareas urgentes (las que debemos hacer dentro de las próximas horas o incluso minutos) cuyas consecuencias de no atenderlas son malas; tareas importantes pero desplazables en el tiempo, o que se pueden realizar dividiéndolas en varios momentos; tareas a largo plazo que tenemos que hacer porque tienen plazo de entrega, pero que su fecha de ejecución está lejos, y las tareas que podemos ubicar en la carpeta de pendientes, sin plazo de ejecución. En segundo lugar, una vez hemos catalogado utilizando la anterior jerarquía las tareas y actividades que debemos situar en nuestra agenda, sería precisamente esto, situar las tareas en la agenda. Para este paso son muy útiles esos dispositivos móviles de los que en el párrafo anterior hemos responsabilizado de parte de nuestros problemas con la agenda. En los dispositivos móviles podemos encontrar aplicaciones variadas que nos ayudan a gestionar nuestro tiempo. Por último, en tercer lugar, ser constante en nuestro propósito, pero con cierto grado de flexibilidad. De nada sirve marcarse una agenda y ubicar armoniosamente nuestras actividades diarias si a la segunda semana dejamos de hacer uso de la agenda confeccionada. Por otra parte, hemos de ser conscientes de que cumplir al milímetro todo lo que hemos planeado va a ser imposible, y que todos los días habrá que hacer excepciones y ligeros cambios, o incluso habrá días que no podamos cumplir de ninguna manera con nuestra agenda marcada. La flexibilidad y la adaptación a los cambios, no está reñida con una buena organización, ubicación y temporización de nuestras actividades, tareas, gestiones, quehaceres y compromisos semanales; todo lo contrario, suelen ser síntomas de una buena salud mental.